采购订单管理流程

作者：未知 发布时间：2022.02.28 浏览量：1965

　　为了保持采购管理流程的公平、透明和高效，对采购流程的良好理解是关键。

　　尽管组织的采购流程各不相同，但下面的流程图总结了采购流程中的重要步骤。

　　每个采购管理流程都涉及多个要素，包括需求确定、供应商研究、价值分析、提出采购请求、审查阶段、采购订单转换、合同管理、收到订单的监控/评估、三向匹配、付款履行和记录保持。

　　以下是采购流程中的重要阶段：

　　第 0 步：需要认可

　　采购流程的需求识别阶段使企业能够制定准确的计划，及时以合理的成本采购商品和服务。

　　第 1 步：采购申请

　　采购申请是内部用户/客户提出的书面或电子文件，寻求采购团队的帮助以满足现有需求。

　　它包含采购正确的商品、服务或工程所需的关键信息。

　　第 2 步：申请审查

　　只有在采购申请获得批准并交叉检查预算可用性后，采购流程才会正式开始。

　　在审查阶段，职能经理或部门负责人审查申请包并仔细检查是否确实需要所请求的商品或服务，并验证是否有必要的资金可用。

　　批准的采购申请成为采购订单，而被拒绝的申请将连同拒绝的原因一起发送回申购人。

　　所有这些都可以通过一个简单的采购订单软件来处理。

　　第 3 步：征集过程

　　一旦请购单获得批准并生成采购订单，采购团队将制定个人采购计划并勾勒出相应的招标流程。

　　此个别征集计划的范围最终取决于要求的复杂性。

　　第 4 步：评估和签约

　　一旦招标过程正式结束，采购团队将与评估委员会一起审查和评估供应商报价，以确定哪个供应商最适合满足现有需求。

　　第5步：订单管理

　　供应商在规定的时间内交付承诺的商品/服务。收到货物后，购买者检查订单并将收到的物品的任何问题通知供应商。

　　在此步骤中，将采购订单、包装单(随订单一起送达)和供应商发票三份文件对齐并进行核对，以查明差异并确保交易准确无误。

　　一旦发现差异，应予以解决。

　　第 6 步：发票审批和争议

　　完成三向匹配后，发票将被批准并根据组织规范转发到付款处理。

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